Adviestraject

Andersson Elffers Felix begeleidt de Toer Fiets Unie tijdens reorganisatieproces

De Nederlandse Toer Fiets Unie (NTFU) is aangesloten bij NOC*NSF en is het grootste overkoepelende sportorgaan voor de fietssport in Nederland. De NTFU zet zich al meer dan 50 jaar in voor alle soorten fietssporten zonder wedstrijdkarakter. Momenteel zijn ruim 500 verenigingen aangesloten die worden vertegenwoordigd door meer dan 43 000 leden.

De aanleiding
Sinds 2005 is de Toer Fiets Unie bezig met een verbeterplan gericht op de interne organisatie. Een onderdeel van het plan is de invoering van een duaal stelsel waarbij vernieuwingen in de bestuurlijke organisatie zullen plaatsvinden. Miscommunicatie tussen het bestuur en districten hebben ervoor gezorgd dat het proces veel vertraging oploopt. De unieraad, districten en leden hebben geen vertrouwen meer en is daarom tijdens de ALV het systeem voor het duale stelsel afgewezen. De Toer Fiets Unie wil het iniatief een nieuwe start geven en heeft het ontwikkelen van een hernieuwd verbeterplan als doel. Beleidsmedewerkster van de NTFU Rianne Hameete-Mulder: "Het project was volledig vastgelopen. Om het een en ander los te trekken en te bewerkstellingen hebben we extern advies nodig". Andersson Elffels Felix (AEF) heeft de NTFU hierbij geholpen.

De aanpak
Tijdens de intake is in gezamenlijk overleg tussen beide partijen een stappenplan opgezet. Bij de eerste stap stond het helder in kaart brengen van de situatie centraal. Met behulp van interviews door AEF met betrokkenen kon snel worden geconcludeerd dat het plan niet meer te redden was en in zijn geheel moest worden herzien. Na de presentatie van de resultaten uit de interviews tijdens het Hoofdbestuur-Districtenoverleg is een definitief akkoord gegeven voor de start voor een verbeterplan. Degenen die zich hiervoor wilden inzetten konden zich aanmelden. Vervolgens zijn deze personen uitgenodigd voor een werkbijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst is een nieuwe werkgroep opgezet voor de uitwerking van het verbeterplan. Hierbij was het belangrijk dat alle lagen van de NTFU waren vertegenwoordigd in de werkgroep. Tegelijkertijd is veel aandacht besteed aan een intern communicatieplan. Op deze manier worden alle belangen behartigd en wordt automatisch draagvlak gecreëerd.

De samenwerking
Het contact tussen opdrachtnemer en opdrachtgever verliep intensief en pragmatisch. "Andersson Elffers Felix wist precies wanneer ze er moest zijn en wanneer het nodig was om bepaalde personen te beïnvloeden en eventueel los te trekken waar nodig", zegt Rianne Hameete-Mulder. Ter voorbereiding van de werkbijeenkomsten zijn beide partijen een aantal keren bij elkaar gekomen en is gedurende het traject veel contact geweest via de telefoon en email.

Het resultaat
De begeleiding en coaching van AEF heeft bijgedragen aan de opzet van een nieuw plan. De communicatie over het verbeterplan is weer opgestart en heeft geresulteerd in een nieuw verbeterplan dat tijdens de komende ledenvergadering kan worden gepresenteerd. Annemieke Kleijssen, Andersson Elffers Felix: "Het project is weer op de rails gezet. Het is nu belangrijk dat het plan wordt goedgekeurd". Tevens is advies gegeven over technieken die kunnen worden toegepast tijdens vergaderingen. Hierdoor kan in het vervolg efficiënter worden vergaderd.

Hoe nu verder?
Inmiddels heeft de ALV plaatsgevonden en is het hernieuwde verbeterplan goedgekeurd. Een vervolgstap voor de NTFU is het realiseren van de opgestelde doelstellingen. Het verhelderen van communicatielijnen en de deskundigheid van het bestuur bevorderen zijn doelstellingen waar de NTFU zich het komende jaar op kan gaan richten. Een algemene doelstelling van de Toer Fiets Unie is het streven naar een slagvaardige besluitvorming tijdens vergaderingen.