voetnoot

Evaluatie van aandachtspunten

Onderwerp Sportbestuur | Evaluatie
Organisatie Atletiekunie
Adviseur De Roo Management

De opdracht
De positionering, structuur en werkwijze van de unieraad binnen de atletiekunie is in april 2008 sterk gewijzigd. In september 2009 is via Sport & Zaken een evaluatierapport uitgebracht met conclusies en aanbevelingen over de structuur en de werkwijze van de unieraad. En op basis van  deze evaluatie is afgesproken na vier jaar wederom een evaluatie te houden.

De impact
De unieraad van de Atletiekunie wil zich professioneel laten begeleiden door een gespecialiseerd bureau bij een evaluatie en heeft hiervoor een aantal aandachtspunten. Het gaat om helderheid over de rollen en taken binnen de unieraad in connectie met het bestuur, het bureau en de verenigingen en welke visie hebben de leden op de gewenste betrokkenheid van de unieraad bij strategische en operationele onderwerpen? Is het voor alle leden duidelijk ‘wie wat meebrengt’ en is er een gedeeld beeld over het onderlinge klimaat dat de unieraad  wil creëren? Welke profielen worden gehanteerd en voldoen deze? Is men het eens over de agenda die de unieraad hanteert en hoe zij deze bewaakt? Hoe kijken de leden aan tegen de informatie die de unieraad  nodig heeft om goed toezicht te kunnen houden? Het traject startte in het najaar 2013 en  het eindrapport is gepresenteerd op de vergadering van de unieraad in mei 2014. De voorstellen zijn integraal overgenomen door de unieraad en vertaald in de statuten.

De samenwerking
Arjen Jaarsma, van de Roo Management: ”Daar we ook betrokken waren bij het vorige traject konden we snel schakelen en direct operationeel beginnen. Een mooi traject waarbij we onze ervaring uit andere sectoren als onderwijs en zorg goed konden benutten. Governance modellen kennen plussen, minnen en zogenaamde ‘op pluspunten’ per specifieke context. Het traject liep zoals bedacht en gepland. Persoonlijke interviews en vragenlijsten via e mail en een goede samenwerking met de mensen van de atletiekunie. Als een soort dirigent hebben we het project begeleid. Alle aandachtspunten zijn aan bod gekomen en hier zijn voorstellen voor gedaan: tijdigheid van informatie, rol en gedrag van de voorzitter van de Unieraad, rolvastheid van de leden, verkiezingen, rooster van aan en af treden. Uiteindelijk is natuurlijk bepalend welke mensen op de stoelen zitten! En door meer aandacht te besteden aan de profielen en het proces van werving  heb ik er vertrouwen in dat de Unieraad weer een stuk professioneler wordt  en de rol vervuld die het moet vervullen. Hierdoor komt de governance structuur van de Atletiekunie weer op een hoger plan. De juiste bemensing is wel essentieel dus als iedereen zich houdt aan het plan en de afspraken dan moeten de juiste mensen op de plekken komen en hun taken en verantwoordelijkheden met verve kunnen uitvoeren.”

Jan Willem Landré, directeur Atletiekunie en functionerend als gedelegeerd opdrachtgever namens de Unieraad: “Zodra het in de sport over governance gaat is het zaak om hoofd- en bijzaken goed te scheiden. Arjen Jaarsma heeft ons goed langs deze klippen geleid. De structuur is nu scherper en op papier weet iedereen nu beter wat zijn of haar rol is. Natuurlijk wordt de bezetting cruciaal, maar aan de opzet zal het niet liggen.  In mei zijn de voorstellen, na presentatie van Arjen in goed samenspel met de stuurgroep, volledig overgenomen door de unieraad. Het heeft daarna nog even tijd gekost, maar inmiddels zijn de wijzigingen in de statuten vertaald en zitten we midden in de verkiezing voor de unieraad nieuwe stijl. Arjen heeft ons op deskundige en plezierige wijze hierin begeleid.“